電子メール教本

　引き続き、中には反発を覚える方々もおられるかもしれないが、その際は「何故このようなマナーを説くのか」を熟考して頂くきっかけになることを願っている。

　― 手紙と同様に一連の体裁がある。
　　といっても、手紙ほど形式にこだわる必要性も小さく、あまりに体裁にこだわると、敬遠されることもある。
体裁といっても、業務で使う場合とそうでない場合は、少し異なる。また、顔見知りの相手と、全く顔を知らない相手とでは、これも若干体裁を変えたほうがいい場合もある。

左記は、業務で使う場合で、顔見知りの相手でも全く顔を知らない相手でも概ね利用できる体裁を示したものである。

１） の部分では、最初に自分の名を名乗っている。
電子メールでは、「拝啓」「前略」といった手紙特有の頭語は通常は付けない。但し、これは日本語での場合で、欧米圏では、逆に付けないと失礼に当たる場合もある。

２） は、相手の名前である。必須とも言い切れない。
顔見知りでない相手であれば、あったほうが無難。
顔見知りの相手であれば、日本人相手であれば逆に距離を置くマイナスイメージを例外なく持たれるので、ここは省略する方が無難。

例えば、自分の部署の上司に「△△様：」「△△課長：」と
つけるのはやはり変である。

３） は、返信の際の引用部分である。
引用部分は行頭に、’> ’のような記号が付く。
これは「引用符」と呼ばれる。
注意して欲しいのは、引用部分は必要最小限にして欲しいのである。
受信メールの全文を引用する全文引用は内容の理解を妨げ、
更に、受信者の受信メール保存領域を無駄に大きくするだけであって利益は何も無いので、是非ともやめていただきたい。
話の内容が判らなくなる為にわざと全文引用している方は、代わりにスレッド（後述）を活用していただきたい。

４）は、注釈である。
　これは、「この部分はさして本文と余り関係ないですよ」「あまり突っ込まないでね」「参考程度の情報ですよ」
といった暗黙のメッセージを示すためのものである。行頭の ’＃‘ は、「注釈記号」などどと言われる。
この記号自体は、全角文字でも半角文字でも良い。

５）は、手紙でいうところの「結びの言葉」である。
　何かお願い事をする場合や、質問の回答などをする場合、業務で使う場合は是非ともクセにするとよい。
　「結びの言葉」があることで、人格が低い人は引き上げることができ、そこそこの人格の人はその評価を維持できるだろう。場合によって「引き続きよろしくお願いします」「取り急ぎよろしくおねがいします」「今後もよろしくおねがいします」などと使い分けるのがコツである。

６）は、フッタ（署名）である。
　フッタ（署名）は、電子メール独特のものである。
　自分の名前、連絡先などを簡潔に記したものである。
　この部分は、４行まで（４行以下）が望ましい。それ以上だと電子メールの本文のサイズより大きくなる場合が多々出てくるため、全文引用同様の理由で忌み嫌われるので、４行という基準が経験則的に存在するのである。
　もちろん、簡潔に１行で示しても良い。

　ここまで、基本的な電子メールの体裁を述べたが、実際、これだけでは電子メールのマナーとしては説明不足である。
　次は、筆者のように「インターネット」が一般に普及するずっと前から「インターネット」の現場に関わっていた者たちが見て、特に懸念を持っている内容を述べることにする。