電子メール教本

時々、電子メールで返信が欲しい場合で、返信を要求しても返事が来なかったり、返事が遅かったりしてトラブルの要因になったりすることがある。
　実際、電子メールの返信が１日経っても来ないと、結構イライラが募るものである。筆者は見た目よりもはるかに気が短いのでよく経験することである。
　だが、電子メールの配送そのものは、今日では上手く行けば10秒もあれば済んでしまうものの、閲覧する側は常にＭＵＡの目の前に待機している訳ではないことに留意しなければならない。そのため、筆者なんかは理性で「イライラ」を抑えているのである。
　電子メールがすぐに閲覧できない理由には以下の客観的状況がある：

• ＭＵＡは周期的にメールサーバの受信ボックスをチェックしているため、タイミングが悪いと、
  受信に１周期待たされる（受信に使用するＭＵＡによるが、たいていは10分毎）
  
• 回線の一時的障害により、電子メール配送そのものが出来ない場合
  
• 受信側のメールボックスの容量不足で、新たな電子メールを受け入れることが出来ない場合
  
• 受信側でなんらかの理由で「迷惑メール」として振り分けられてしまっている場合
  
• 受信者自体が外出や出張などで電子メールを受け取る環境に無い場合
  
• 受信者自体が他の作業・業務に没頭していて、電子メールを閲覧する環境に無い場合
  
• 受信者がお休みしている場合（企業だと、このあたりははっきりしている）
  
  また、電子メールがすぐに返信できない理由には、上記に加え以下の客観的状況がある：
  
• 受信者自体が返信の為のネタをこしらえる準備をしている場合（調査、照会など）
  
• 返信電子メール作成中の場合
  

とはいえ、受信した電子メールは、早急に返信することにこしたことはない。むしろ、マナーとしては、出来るだけ早急に返信するのがよい。


大抵の場合は、電子メール受信後３日以内には無理なく返信できる場合が殆どだ。だから、現在では、
「最低でも返信には３日（企業宛ては３営業日）待ってみよう」
　が、経験則的に得たマナーである。　逆に３日（３営業日）経過しても返信が無い場合は、

• 電子メールアドレスの間違い
  （この場合は、最大でまる５日程度経過した時点で配送エラーが電子メールで通知されることが多い）
  
• 受信側でなんらかの受信障害や事故
  
• 返信忘れ
  
• 意図的に無視した
  

を疑うべきである。返信を催促するなら３日（３営業日）経過してからが望ましい。